VdS-Prüfung und DGUV V3: Welcher Auftrag passt zu Deinem Versicherungsvertrag?

Beginne bei der konkreten Vertragsanforderung

Suche zunächst den aktuellen Versicherungsschein einschließlich der zugehörigen Bedingungen und Nachträge heraus. Ein alter Hinweis in der Einkaufsablage kann hilfreich sein, muss aber nicht mehr den heutigen Vertrag abbilden. Achte darauf, ob eine besondere Klausel zur Prüfung elektrischer Anlagen genannt wird und ob der Versicherer eine bestimmte Anerkennung des Sachverständigen oder bestimmte Ergebnisunterlagen verlangt. Kopiere keine Formulierung aus einem Mustervertrag in Deinen eigenen Prüfauftrag.

Wenn die Anforderung unklar ist, bitte Deinen Versicherer beziehungsweise den zuständigen betreuenden Ansprechpartner um eine schriftliche Klarstellung. Sinnvolle Fragen betreffen den versicherten Standort, den Umfang der elektrischen Anlagen, den verlangten Nachweis und den einzuhaltenden Termin. Dabei geht es zunächst nicht um eine juristische Diskussion. Du möchtest wissen, welche Leistung und welche Unterlagen Dein Vertrag tatsächlich verlangt. Eine telefonische Kurzantwort kannst Du Dir schriftlich bestätigen lassen.

VdS beschreibt die Prüfung nach Klausel 3602 als eigenständige Prüfung mit einem Schwerpunkt auf Sach- und Brandschutz. Ob und in welcher Form sie für Deinen Betrieb vereinbart ist, ergibt sich jedoch aus Deinen Unterlagen. Deshalb ist die pauschale Aussage „Jeder Betrieb braucht eine VdS-Prüfung“ für Deine Kaufentscheidung ungeeignet. Ebenso wenig reicht die gegenteilige Annahme, dass eine normale Elektroprüfung jede Versicherungsanforderung abdeckt.

Halte die geklärte Anforderung in einer kurzen Auftragsnotiz fest. Beispielsweise kannst Du darin den Standort, die Vertragsbezeichnung, den erforderlichen Prüfbericht und die offene Frage nach der Anerkennung zusammenführen. Das ist Deine interne Vorbereitung und kein neues Pflichtformular. Wenn später mehrere Anbieter antworten, haben alle denselben Ausgangspunkt. Vor allem verhinderst Du, dass aus einer konkreten Vertragsanforderung unterwegs nur noch die vage Bitte „Elektro bitte einmal prüfen“ wird.

Warum der DGUV-Bericht die Vertragsfrage nicht allein löst

Die DGUV Vorschrift 3 betrifft die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand. Für Deinen bestehenden Bericht kommt es darauf an, was tatsächlich geprüft wurde. Eine Liste tragbarer Geräte ist etwas anderes als eine Prüfung der Gebäudeinstallation. Auch die elektrische Ausrüstung einer Maschine kann einen gesonderten Auftrag bilden. Bevor Du einen zusätzlichen Termin buchst, ordne deshalb die vorhandenen Ergebnisse nach ihrem realen Prüfobjekt.

Die besondere Prüfung nach Klausel 3602 betrachtet nach dem VdS-Merkblatt den Sach- und Brandschutz mit einem eigenen Prüfrahmen. VdS grenzt sie ausdrücklich von anderen elektrischen Prüfungen ab. Daraus folgt für Deine Planung: Die beiden Aufträge können sich auf dieselbe Anlage beziehen, ihre Aussagen sind aber nicht einfach austauschbar. Du kannst vorhandene Berichte zur Vorbereitung bereitstellen, ohne sie selbst zum Ersatznachweis für eine andere Aufgabe zu erklären.

Stell Dir als rein fiktive Situation einen Betrieb mit geprüften Bürogeräten und einer älteren Werkhalle vor. Auf allen Laptops kleben aktuelle Prüfkennzeichen. Über die Verteilungen und die besondere vertragliche Anlagenprüfung sagt das zunächst nichts aus. Der richtige nächste Schritt ist kein zweiter Durchlauf durch alle Laptops. Er ist die fachliche Klärung, welche Anlagenbereiche und Prüfziele noch fehlen. So vermeidest Du zugleich unnötige Leistungen und echte Lücken.

Frag den Sachverständigen deshalb nach einer nachvollziehbaren Abgrenzung. Welche vorhandenen Ergebnisse sind für seine Vorbereitung brauchbar? Welche eigenen Untersuchungen sind für den neuen Auftrag erforderlich? Welche Bereiche betreffen zusätzliche Fachaufgaben? Du musst diese Fragen nicht selbst anhand technischer Regeln entscheiden. Du solltest aber eine verständliche Antwort bekommen. Ein Anbieter, der die Unterschiede erklärt, hilft Dir bei der Entscheidung mehr als eine pauschale Zusage, mit einem einzigen Bericht werde grundsätzlich alles erledigt.

Wähle die Person für die verlangte Aufgabe aus

Wenn Deine Vertragsanforderung einen VdS-anerkannten Sachverständigen zum Prüfen elektrischer Anlagen verlangt, sollte das Angebot genau diese Qualifikation benennen. Eine allgemeine Firmenaussage wie „Wir arbeiten nach VdS“ ist dafür zu ungenau. Lass Dir sagen, welche Person den Auftrag fachlich verantwortet und unter welcher Anerkennung sie tätig wird. Die konkrete Aufgabe steht im Mittelpunkt, nicht die Größe des Logos auf dem Briefpapier.

Zum besonderen Prüfmodell gehört nach dem VdS-Merkblatt die Unabhängigkeit des Sachverständigen. Der Anlagenerrichter oder der Betrieb, der ohnehin alle Reparaturen übernimmt, ist deshalb nicht allein durch seine Ortskenntnis der passende Ansprechpartner für diese besondere Prüfung. Ortskenntnis bleibt nützlich, etwa beim Zugang und beim Bereitstellen von Unterlagen. Die Qualifikation und Unabhängigkeit für die eigentliche Aufgabe musst Du dennoch getrennt betrachten und anhand der konkreten Vertragsvorgabe klären.

Besprich außerdem, wie Rückfragen und dringende Befunde behandelt werden. Wer erklärt Dir einen Mangel? Wer steht für die anschließende Reparatur zur Verfügung? Wer beurteilt, ob eine Maßnahme ausreichend umgesetzt wurde? Du kannst verschiedene Leistungen bei verschiedenen Unternehmen beauftragen. Dann braucht es einen klaren Austauschweg. Wenn ein Angebot mehrere Rollen zusammenfasst, sollte es ihre Aufgaben und Grenzen verständlich beschreiben. Eine organisatorische Bündelung darf die fachliche Abgrenzung nicht unsichtbar machen.

Bitte vor der Beauftragung um einen Blick auf ein neutrales Muster der vorgesehenen Ergebnisunterlagen. Dabei brauchst Du keine fremden Kundendaten. Du möchtest erkennen, wie Anlagenbereiche, Befunde und offene Maßnahmen dargestellt werden. Prüfe auch, ob die Unterlagen zum vom Versicherer verlangten Nachweis passen. So bewertet Dein Einkauf nicht nur einen Stundenpreis, sondern ein tatsächlich verwendbares Ergebnis. Die Frage nach dem Bericht ist hier eine praktische Kaufentscheidung und kein Schönheitswettbewerb für Tabellen.

Bereite den Standort statt nur den Aktenordner vor

Für die Vorbereitung helfen Anlagenpläne, vorhandene Prüfberichte und Informationen über Umbauten. Ebenso wichtig ist die heutige Nutzung: Werden Bereiche inzwischen anders verwendet? Stehen zusätzliche Anlagen in der Halle? Wurden Räume unterteilt oder neue Verbraucher angeschlossen? Beschreibe bekannte Änderungen, ohne selbst die elektrische oder brandschutztechnische Bewertung vorzunehmen. Der Sachverständige kann damit besser beurteilen, welche Unterlagen und Zugänge er benötigt und ob vorab eine Besichtigung sinnvoll ist.

Kläre, welche Teile der Anlage überhaupt zugänglich sind. Ein verschlossener Technikraum, ein verdeckter Verteiler oder ein Bereich mit eingeschränkten Zutrittszeiten kann die Durchführung beeinflussen. Benenne eine Person, die Zugang organisiert und die örtlichen Abläufe kennt. Diese Person muss keine Prüfwerte bewerten. Sie sollte aber den richtigen Ansprechpartner für eine Produktionsanlage finden und erklären können, wann eine Untersuchung den Betrieb beeinträchtigen würde.

Auch eine thermische Untersuchung kann im besonderen Anlagenauftrag eine Rolle spielen; das VdS-Merkblatt nennt berührungslose Temperaturmessungen. Die Bedingungen dafür stimmt der Sachverständige mit Dir ab. Leite daraus keine eigene Vorgabe ab, dass sämtliche Anlagen vorher abgeschaltet oder nach einem frei gewählten Schema belastet werden müssen. Beschreibe den normalen Betriebsablauf. Eine fachliche Vorbereitung sollte dafür sorgen, dass die Untersuchung aussagekräftig und betrieblich abgestimmt durchgeführt werden kann.

Vereinbare ein Terminmodell für Bereiche, die am ersten Tag nicht vollständig untersucht werden können. Ein realistischer Auftrag darf Restaufgaben enthalten, wenn sie klar bezeichnet werden. Problematisch wäre eine scheinbar vollständige Schlussmeldung, hinter der verschlossene Räume verschwinden. Plane bei mehreren Standorten je Standort eine erreichbare Ansprechperson ein. So bleibt die Prüfung auch dann organisiert, wenn der zentrale Einkauf weit entfernt sitzt und die lokale Haustechnik einen eigenen Ablauf hat.

Lass Befunde in konkrete Entscheidungen übersetzen

Nach der Prüfung brauchst Du eine verständliche Zuordnung der Befunde. Welche Anlage oder welcher Bereich ist betroffen? Was hat der Sachverständige festgestellt? Welche Maßnahme und welche zeitliche Behandlung werden empfohlen beziehungsweise verlangt? Lass Dir unbekannte Begriffe erläutern, bevor Du eine Reparatur ausschreibst. Eine genaue Beschreibung hilft dem ausführenden Fachbetrieb und verhindert, dass er vorsichtshalber viel mehr kalkuliert, als der konkrete Befund erfordert.

Trenne die Prüfung von der Mängelbeseitigung im Budget und in der Beauftragung. Ein günstiges Prüfangebot sagt noch nichts über spätere Arbeiten aus. Umgekehrt solltest Du Reparaturkosten nicht allein aus der Menge der Berichtseinträge ableiten. Ein einzelner Befund kann verschiedene fachliche Lösungen erfordern, während mehrere Einträge dieselbe Ursache betreffen können. Bitte die zuständige Fachperson um eine nachvollziehbare Einordnung und beauftrage Maßnahmen auf dieser Grundlage.

Bei dringenden sicherheitsrelevanten Befunden hat die verantwortliche Stelle die weitere Nutzung zu klären. Der Bericht darf dann nicht erst bis zur nächsten regulären Einkaufsrunde liegen bleiben. Vereinbare schon vorher, wer im Betrieb solche Meldungen entgegennimmt und handeln kann. Diese Abstimmung ist besonders hilfreich, wenn die übliche Ansprechperson während des Termins fehlt. Ein klarer Vertretungsweg gehört zur praktischen Vorbereitung, ohne dass daraus ein eigenes Verwaltungssystem werden muss.

Kläre mit dem Versicherer, welche Unterlagen übermittelt werden sollen und ob zusätzlich die Erledigung bestimmter Befunde nachzuweisen ist. Bewahre die geprüfte Fassung und zugehörige Maßnahmenbelege zusammen auf. Eine abgelegte Rechnung zeigt eine beauftragte Leistung, aber nicht zwangsläufig deren fachliches Ergebnis. Mit einer eindeutigen Verbindung zwischen Befund, Maßnahme und gegebenenfalls weiterer Prüfung kannst Du den Stand erklären, ohne bei jeder Rückfrage mehrere Unternehmen und alte E-Mail-Verläufe durchsuchen zu müssen.

Vergleiche Angebote nach den offenen Fragen Deines Betriebs

Eine sinnvolle Anfrage nennt die vertragliche Prüfanforderung, den Standort, die bekannte Anlagenstruktur und den gewünschten Zeitraum. Stelle allen angefragten Anbietern dieselben Informationen zur Verfügung. Wenn Unterlagen fehlen, gib das offen an. Dann können die Anbieter sagen, ob ihre Kalkulation eine vorbereitende Bestandsklärung umfasst. Zwei ähnliche Endbeträge sind wenig aussagekräftig, wenn eine Seite von vollständigen Plänen ausgeht und die andere die Aufnahme erst selbst leisten muss.

Prüfe bei jedem Angebot die ausführende Person, den Umfang und die vorgesehenen Ergebnisunterlagen. Lass erläutern, ob Vorbesichtigung, Anfahrt, zusätzliche Termine und die Besprechung der Befunde enthalten sind. Kläre ebenso, wie unbekannte Anlagenbereiche behandelt werden. Eine transparente Nachtragsregelung ist nützlicher als eine scheinbar feste Summe, die nur unter sehr engen und unausgesprochenen Voraussetzungen gilt. Gute Angebotsgrenzen machen Dir die Entscheidung leichter, statt erst am Prüftag Überraschungen zu produzieren.

Ein fiktiver Vergleich kann so aussehen: Ein Anbieter kalkuliert die bekannte Hauptanlage, ein anderer zusätzlich einen später angebauten Gebäudeteil. Bevor Du den niedrigeren Preis bevorzugst, gleiche die räumliche Grenze mit Deinem Vertrag und der fachlichen Aufgabe ab. Die beiden Angebote beantworten sonst verschiedene Fragen. Das Beispiel enthält bewusst keine Marktpreise. Ein verlässlicher Betrag entsteht erst aus Deinem tatsächlichen Standort und einem eindeutig beschriebenen Prüfauftrag.

Lass schließlich die Schnittstelle zur vorhandenen DGUV-Prüfung erklären. Sinnvoll kann sein, die Termine gemeinsam vorzubereiten und Unterlagen geordnet bereitzustellen. Das bedeutet nicht automatisch, dass beide Leistungen dieselbe Person ausführt oder eine davon entfällt. Entscheide anhand des verlangten Nachweises und des fachlich passenden Angebots. Damit erhältst Du einen Auftrag, der zu Deinem Versicherungsvertrag und zu Deiner Anlage passt, statt eine zusätzliche Plakette ohne klare Aussage einzukaufen.

Wenn Dein Betrieb mehrere Versicherungsverträge oder Standorte hat, ordne die Anforderung jedem betroffenen Bereich zu. Ein für einen Standort vereinbarter Nachweis beschreibt nicht automatisch die Erwartung an einen anderen Standort. Du musst dafür keine Vertragsauslegung selbst übernehmen. Halte lediglich die tatsächlich vorliegenden Anforderungen und ihre Zuordnung bereit und lass offene Bedeutungen vom Versicherer erklären. Im Angebotsgespräch kann der Dienstleister dann erkennen, ob er dieselbe Aufgabe für alle Bereiche kalkuliert oder unterschiedliche Nachweise benötigt werden. So bleibt auch eine gemeinsame Bestellung fachlich nachvollziehbar.